Arbre de Noël • CSE • Associations • Mairies
Trouver l'artiste, gérer la logistique, prévoir le plan B : organiser un arbre de Noël prend du temps. Notre équipe s'en charge pour que vous n'ayez qu'à valider.
DEMANDER UN DEVISOrganiser un arbre de Noël de qualité en gérant chaque prestataire individuellement représente un travail considérable. La plupart des responsables RH et des élus de CSE le font en plus de leur travail habituel, souvent sous-estimant la charge que cela représente.
Pour organiser un arbre de Noël complet de façon autonome, un organisateur doit identifier les types de prestations adaptées à son groupe, contacter 8 à 15 prestataires potentiels, comparer des offres qui n'utilisent pas les mêmes critères, vérifier les disponibilités, négocier les tarifs, collecter les contrats de chaque prestataire, vérifier leur conformité légale (licence de spectacle, assurance, casier judiciaire), coordonner les horaires d'arrivée de chaque intervenant le jour J, gérer les imprévus de dernière minute, et traiter 8 à 15 factures distinctes pour la comptabilité. Chacune de ces étapes prend du temps, génère du stress et comporte un risque d'erreur.
Avec notre agence spécialisée, vous faites une chose : vous nous décrivez votre événement (date, lieu, nombre de personnes, budget, type de public). Nous faisons tout le reste. Vous recevez une proposition de programme complète, vous la validez ou la modifiez selon vos préférences, et vous signez un contrat unique avec une facture unique. Le jour J, notre équipe coordonne tous les intervenants. Vous êtes présent pour profiter de l'événement avec vos familles ou vos collègues, pas pour gérer la logistique.
Du premier appel jusqu'au bilan post-événement, vous avez un seul interlocuteur qui connaît votre dossier, votre historique et vos préférences. Pas de transmission entre plusieurs personnes, pas de répétition des informations, pas de perte de temps. Votre contact chez nous est disponible et réactif à chaque étape du projet.
Nous savons ce qui fonctionne ensemble et ce qui ne fonctionne pas. Nous savons qu'un spectacle de clown suivi directement par la distribution des cadeaux crée trop d'excitation. Nous savons que le goûter doit toujours précéder les cadeaux et non les suivre. Nous savons quels artistes s'adaptent le mieux aux très jeunes enfants et lesquels sont plus efficaces avec les groupes mixtes. Cette expertise pratique ne s'acquiert pas en quelques semaines de recherche sur Internet.
Licence d'entrepreneur de spectacles, assurance responsabilité civile professionnelle, casier judiciaire des animateurs, certificat de capacité pour les artistes avec animaux, déclaration sanitaire pour le traiteur : nous vérifions systématiquement la conformité légale de chaque prestataire avant de l'intégrer dans notre réseau. Vous n'avez pas à le faire vous-même et vous n'en portez pas la responsabilité.
De votre premier contact à la clôture de l'événement, voici les six étapes de notre processus d'organisation.
Un échange de 20 à 30 minutes (téléphonique ou en visio) pour comprendre votre groupe (nombre de personnes, âge des enfants, proportion enfants/adultes), votre espace (superficie, contraintes), votre budget global, vos contraintes de programme (durée souhaitée, éléments incontournables comme le Père Noël ou la distribution des cadeaux) et vos préférences artistiques (ambiance festive et bruyante ou plus douce et contemplative). Ce brief est gratuit et sans engagement.
Dans les 48 à 72 heures suivant le brief, nous vous soumettons une proposition de programme comprenant deux à trois options de programme complet (avec les artistes et prestataires sélectionnés, le séquençage détaillé de la journée et le budget global de chaque option). Chaque option est accompagnée d'une explication de nos choix et de ce qui différencie les formats entre eux. Vous pouvez poser des questions, demander des modifications, remplacer un élément par un autre.
Une fois le programme validé par vous, nous confirmons les réservations de tous les artistes et prestataires simultanément, pour vous garantir les disponibilités sur votre date. Vous signez un contrat unique avec notre agence et versez un acompte. Chaque prestataire et artiste est ensuite lié à notre agence par un contrat distinct : vous n'avez pas à gérer ces relations individuelles.
Dans les semaines qui précèdent l'événement, nous gérons les communications avec chaque prestataire (confirmation des horaires d'arrivée, vérification des besoins techniques, collecte des documents contractuels), nous vous envoyons un programme finalisé avec le déroulé minute par minute, et nous restons disponibles pour toute question ou modification de dernière minute. Nous vous prévenons proactivement si un imprévu se produit côté prestataires.
Pour les événements à partir d'un certain niveau de prestation, notre coordinateur peut être présent sur place le jour J pour gérer l'arrivée et l'installation des prestataires, coordonner les transitions entre les moments du programme, anticiper et gérer les imprévus, et vous laisser libres de profiter de votre rôle d'hôte sans vous préoccuper de la logistique. Pour les plus petits événements, la coordination se fait à distance par téléphone.
Après l'événement, vous recevez une facture unique pour l'ensemble de la prestation, avec le détail de chaque composante. Nous vous contactons également pour un bref bilan à chaud : ce qui a particulièrement bien fonctionné, ce qui pourrait être amélioré, vos notes sur les artistes et les prestataires. Ce bilan enrichit notre connaissance de votre organisation pour les années suivantes.
Pour illustrer concrètement ce que nous construisons, voici un exemple de programme que nous pourrions proposer pour un arbre de Noël de CSE accueillant 150 familles avec des enfants de 2 à 12 ans, dans une salle de 400 mètres carrés, sur une après-midi de 4 heures.
Ce programme n'est qu'un exemple : chaque programme que nous construisons est entièrement adapté à votre groupe, votre espace, votre budget et vos préférences. Certains CSE préfèrent deux spectacles courts plutôt qu'un long. Certaines entreprises souhaitent un programme plus contemplatif (conte musical, mime blanc) plutôt qu'un programme énergique. Certaines collectivités ont des contraintes de jauge très importantes qui orientent vers des formats grande jauge. Nous construisons le programme avec vous, pas pour vous.
Voici la liste précise des tâches que nous prenons en charge dans le cadre d'une organisation clé en main, que vous n'aurez pas à faire vous-même.
Nous construisons chaque programme sur mesure, mais voici nos cinq niveaux de programme type pour vous aider à calibrer votre budget global.
L'organisation clé en main s'adresse aux organisateurs qui ont une responsabilité à assumer (créer un beau moment pour leurs familles ou leurs concitoyens) et peu de temps disponible pour le faire sans aide professionnelle.
Depuis trois ans que nous vous confions notre arbre de Noël, je n'ai plus passé une seule nuit à m'inquiéter d'un artiste qui n'arrive pas, d'un prestataire qui annule, d'un programme qui ne s'enchaîne pas bien. Tout se passe. Tout est coordonné. Et moi je peux être présente pour accueillir les familles, discuter avec mes collègues, profiter de la journée. Ce changement de posture, de gestionnaire stressée à hôte détendue, c'est la transformation la plus précieuse que votre service m'a apportée.
En tant que trésorier du CSE, j'apprécie particulièrement la facture unique avec le détail de chaque composante. Dans les années où nous gérions les prestataires individuellement, je recevais jusqu'à 12 factures distinctes que je devais toutes vérifier, rapprocher des contrats, valider et saisir en comptabilité. Une seule facture de votre agence, c'est 12 fois moins de travail administratif. Ce n'est pas anodin quand on est bénévole et qu'on gère la compta du CSE en dehors de ses heures de travail.
Ce qui m'a le plus impressionné, c'est votre réactivité quand le magicien a annulé pour cause de maladie trois jours avant l'événement. Vous avez rappelé dans l'heure avec un remplaçant de même niveau disponible sur notre date. J'aurais été incapable de gérer cela seul en si peu de temps. C'est dans ces moments de crise que votre réseau et votre expertise font toute la différence. L'arbre de Noël s'est passé exactement comme prévu. Personne parmi les familles n'a su qu'il y avait eu un imprévu.
Un arbre de Noël clé en main, c'est une organisation complète confiée à notre agence : nous construisons le programme, sélectionnons les artistes et prestataires, coordonnons toutes les interventions le jour J, et vous fournissons un devis global, un contrat unique et une facture unique. Vous n'avez qu'un seul interlocuteur du premier contact jusqu'au bilan. Ce que vous achetez, c'est la tranquillité d'esprit de savoir que quelqu'un de compétent gère tout à votre place.
Idéalement entre septembre et mi-octobre pour un événement en novembre ou décembre. Les artistes les plus demandés sont réservés très tôt pour les dates de décembre. Un contact en septembre garantit la meilleure disponibilité et le plus grand choix artistique. Nous pouvons néanmoins organiser des arbres de Noël en quelques semaines si des créneaux se libèrent : contactez-nous quelle que soit votre situation.
Vous avez toujours le dernier mot sur le programme et les artistes. Notre rôle est de vous proposer des options adaptées à votre groupe et votre budget, en vous expliquant ce qui fonctionne bien ensemble. Vous choisissez parmi nos propositions, pouvez en demander d'autres, et modifier le programme jusqu'à la confirmation. Nous vous conseillons et vous décidez.
Oui. Nous émettons un contrat de prestation de service global incluant le détail de chaque composante du programme, une facture TVA unique pour l'ensemble de la prestation, et toutes les attestations nécessaires. Cette facturation unique simplifie considérablement la comptabilité de votre CSE par rapport à la gestion de multiples prestataires individuels.
Oui. Notre réseau d'artistes et de prestataires couvre l'ensemble du territoire français. Nous sélectionnons toujours les artistes les plus proches de votre lieu d'événement pour optimiser la logistique et les coûts de déplacement. Les frais de déplacement sont inclus dans le devis global et transparents dès la proposition.
Chaque page ci-dessous présente une discipline ou un service disponible pour votre arbre de Noël.